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(一)總則
第一條 為了使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化，規(guī)范文件管理提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位的實際情況，特制訂本規(guī)定。
第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本單位上報下發(fā)的各種文件、資料。公文，是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針政策、請示和答復(fù)問題、指導(dǎo)和商洽工作，報告情況、交流經(jīng)驗的重要工具，必須認(rèn)真做好公文處理工作。
第三條 公文統(tǒng)一由行政辦公文秘人員收發(fā)、分辦、用印、立卷。
(二)收文的管理
第四條 公文的簽收
1.凡來司公啟文件(除領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由司收發(fā)員登記簽收(由上級或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外)后交行政部門機(jī)要秘書或負(fù)責(zé)人拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和文檔人員均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
2.對發(fā)來的文件，按文書分類處理：
(一)機(jī)密類：具有專利性、獨特技術(shù)性的資料及特定列管的業(yè)務(wù)機(jī)密文件，要進(jìn)行信封、文件、文號、機(jī)要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應(yīng)立即報告上級機(jī)要部門，并登記差錯文件的文號。
(二)A類：凡關(guān)系重大，足以影響公司權(quán)益的文書，應(yīng)呈總經(jīng)理核閱后始得分文辦理。
(三)B類：一般文書及經(jīng)常性業(yè)務(wù)往來文書。
(四)C類：一般通知或參考性的函件無須呈判者，僅登記分文直接交經(jīng)辦部門處理后歸檔。
(五)其他類：與公司業(yè)務(wù)無直接關(guān)系之表報、宣傳或印刷函件，無需收文、登記，可直接送有關(guān)部門參閱。
第五條 公文的編號保管
1.對上級及相關(guān)政府職能部門來文拆封后應(yīng)及時附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。須由單位承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，廠領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)交行政部門辦理正常手續(xù)。
2.外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交行政部門文檔人員進(jìn)行登記編號保管，不得個人保存。
第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1.凡正式文件均需由行政部門或公司辦負(fù)責(zé)人根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由文檔人員分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送單位領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2.一般函、電、單據(jù)等，由文檔人員直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3.為加速文件運轉(zhuǎn)，應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條 文件的傳閱與催辦。
1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2.閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交回行政部門，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”行政部門應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4.文件閱完后，應(yīng)送交文檔人員，切忌橫傳。
5.行政部門及領(lǐng)導(dǎo)秘書對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。
(三)發(fā)文的管理
第八條 發(fā)文的規(guī)定
1.全公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)力集中在行政部門或領(lǐng)導(dǎo)特殊批示的單位，各分公司各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2.各分公司、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)向總公司行政部門提出發(fā)文申請，并將文件底稿交總公司審核，同意批示發(fā)文。
3.對全公司影響較大，涉及兩個以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。其馀文件均由分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。
4. 紅頭文件，只適用于需遵照執(zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀(jì)要、任命等，其他文件一般用公司信箋印發(fā)。
第九條 發(fā)文的范圍：
1.凡是以公司名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。
2.下發(fā)文件主要用於：
(1)公布全公司規(guī)章制度；
(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的公司文件；
(3)公布公司體制機(jī)構(gòu)變動或干部任免事項；
(4)公布全公司性的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
(5)發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；
(6)其他有關(guān)全公司的重大事項；
3.上行文、外發(fā)文主要用於：
(1)對上級機(jī)關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定；
(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理、黨群工作等事宜。
4.在公司日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙圖像、非經(jīng)營活動、技術(shù)工藝、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)部門書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用文件發(fā)布。
5.凡各業(yè)務(wù)部門如開專題會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以部門名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀(jì)要。
6.各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各部門的名義對外發(fā)函(應(yīng)各自編號備查)不用公司名義發(fā)文。
(四)發(fā)文程式與要求
第十條 發(fā)文程式規(guī)定：
1.各單位需要發(fā)文，應(yīng)事先向行政部門發(fā)文提出申請；
2.分管領(lǐng)導(dǎo)同意發(fā)文時，主辦單位應(yīng)以企業(yè)規(guī)章制度和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；
3.草擬文稿必須從全公司角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標(biāo)點符號正確、書寫工整。需要打印或用鋼筆、中性筆、簽字筆書寫 。
4.有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與行政部門對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿單位重新擬稿；
10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交行政部門統(tǒng)一編號統(tǒng)一安排列印；
11.文件列印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；交由主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
(五)文件的借閱和清退
第十一條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條，對有密級的文件須公司領(lǐng)導(dǎo)同意后方可借閱。
第十二條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條 對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本公司文件和上級要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責(zé)任者，并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告。
第十四條 應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
(六)文件的立卷與歸檔
第十五條 文件的歸檔范圍：
1.凡下列文件統(tǒng)一分別由行政部門負(fù)責(zé)歸檔：
(1)上級機(jī)關(guān)來文，包括上級對公司報告、申請的批復(fù)；
(2)公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；
(3)領(lǐng)導(dǎo)專項會議、公司辦公會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄；
(4)召開的各種代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等；
(5)有保存價值的來信來訪記錄及處理結(jié)果；
(6)叁加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報表言材料等；
(7)上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來公司檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本公司向上級進(jìn)行匯報的提綱和材料；
(8)反映本公司生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進(jìn)人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品；
(9)公司日志和大事記；
(10)公司向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。
2.業(yè)務(wù)部門，各分公司日常工作中形成的活動資料，由各部門分公司負(fù)責(zé)立卷歸檔。
第十六條 立卷要求
1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。
2.立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案室移交，清單一式兩份。(接交單位各留存一份備查)。
(七)文件的銷毀
第十七條 對於多馀、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，文檔管理部門應(yīng)定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)派專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀。
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2011-5-23
